Types d'acquisitions

La priorité est donnée à l'acquisition d'archives privées, tant francophones qu'anglophones, pouvant enrichir les connaissances en histoire régionale, soit qu'elles aient été produites sur le territoire mentionné dans le champs d'intervention ou qu'elles aient un rapport direct avec son histoire.

Les acquisitions se font selon le principe archivistique de respect des fonds et de la provenance territoriale ; la Société d'histoire de la Haute-Yamaska évite dans la mesure du possible le fractionnement de fonds.

Les acquisitions doivent respecter les politiques d'acquisition des autres services d'archives, principalement ceux de la Montérégie.

Mécanismes d'acquisition

La Société d'histoire de la Haute-Yasmaka privilégie les acquisitions par voie de dons et de legs, accompagnés ou non d'un reçu pour fin d'impôt. Cependant, et dans des circonstances particulières, elle pourra avoir recours à l'achat.

Les versements partiels ne seront acceptés que si le fonds visé par l'acquisition peut être considéré comme 'fonds ouvert', dans lequel cas le donateur s'engagera à effectuer le ou les versements ultérieurs à des dates convenues d'avance.

Procédure

Toute acquisition devra obligatoirement faire l'objet d'un protocole d'entente entre la Société d'histoire de la Haute-Yamaska et le donateur. Ce dernier devra garantir ses droits de propriétés sur les documents faisant l'objet de la donation dans le protocole à être signé auquel on adjoindra un inventaire des documents, objets et autres supports impliqués dans la transaction. Tous les documents officiels sont faits en deux copies et un exemplaire est remis à chacune des parties.

Restriction

Aucun fonds d'archives privées dont l'accès en entier est limité pour plus d'une année ne pourra être accepté pendant la dite période de restriction.

Droits de propriété

La Société d'histoire de la Haute-Yamaska devra détenir les droits de reproduction et de diffusion des fonds qu'elle acquiert sinon une entente la moins restrictive possible devra être conclue avec le donateur.